Wat is feedback?
Feedback is een evaluerende reactie achteraf en is een boodschap over het gedrag of de prestaties van een ander. Over feedback wordt gesteld dat het onmisbaar is als je met anderen samenwerkt. Het is een proces waarbij een systeem zijn eigen activiteit en productiviteit regelt. Het is het terugkoppelen van de effecten van gedrag en houding van anderen. Het gaat over het elkaar aanspreken op gedrag. Zowel positief als negatief.
Een andere kijk op feedback
Als je door een systemische en groepsdynamische bril naar feedback kijkt, heeft het een nauwe relatie met het systemisch uitgangspunt dat in elk systeem sprake hoort te zijn van een dynamische balans tussen geven en nemen. Onder een systeem wordt dan verstaan daar waar twee of meer mensen bij elkaar zijn. Elke organisatie is dus een systeem.
Rondom ‘geven – nemen’ geldt een aantal basisuitgangspunten. Zo kun je pas succesvol geven als de ander intrinsiek bereid is te nemen. Niet nemen zoals aanhoren en naast je neerleggen, maar écht luisteren en met het gegevene ook iets willen gaan doen. Daarnaast is het zo dat je niet meer kunt geven dan je hebt.
Alles wat niet op basis van deze uitgangspunten gegeven wordt, verdwijnt in een bodemloze put. En kost bergen energie. Vaak wil een nemer niet intrinsiek nemen, maar doet wel alsof. Rondom feedback geldt dat zeker, want in de organisatie is immers afgesproken dat met feedback gewerkt wordt. Het is over het algemeen een verplicht instrument dat gehanteerd moét worden. Het is vaak bedacht en ingevoerd door mensen die niet meedoen aan de feedback-cyclus. Niet meedoen zorgt er voor dat je buiten de boot valt. En dan krijg je te maken met een ander systemisch uitgangspunten: plek. Maar daarover in een andere inspiratie meer.
De nemer steekt dus energie in het net doen alsof genomen wordt. Weggegooide energie. Energie die dus niet gebruikt kan worden voor iets anders dat wel nuttig is. De energie van degene die feedback geeft aan iemand die het niet wil nemen, verdwijnt ook in een bodemloze put. Tweemaal weggegooide energie dus. Jammer.
In onze maatschappij wordt erg veel gegeven. Als je bereid bent te geven en te geven, hoor je blijkbaar tot de ‘goeie’. Ook als je, zoals vaak bij feedback, niets zinnigs te geven hebt. Geven zul je. En nemen ook. Ook al interesseert het je geen lor wat de ander van je gedrag vindt.
Checken of de ander wil nemen en melden als je niet wilt nemen
Als je systemisch in het leven wilt staan, check je voor je (wat dan ook) gaat geven, of de ander wil nemen. Je onderzoekt dan of de ander dat wat je wilt geven ook echt wil nemen. En serieus overweegt om er iets mee te doen. Ik bedoel dus niet het nemen omdat het nu eenmaal zo hoort bij feedback.
Het is echter voor een nemer erg lastig om eerlijk te zijn. Want zeg maar eens dat je niet wilt nemen. Dan voldoe je niet aan het collectief normpatroon en val je buiten de boot. En dat wil niemand.
Beide aspecten zijn noodzakelijk om nuttig met je energie om te gaan. Als gever heb je na te gaan of de ander wil nemen. Als nemer dien je de moed te hebben te melden als je niet wilt nemen. Op die manier gooit er niemand energie weg. Op zich erg eenvoudig dus.
Natuurlijk zijn er mensen die wel willen weten hoe een ander over hun functioneren denkt. Iemand die wil weten hoe een ander ergens over denkt, wil nemen. En kan dus iemand vragen te geven. Die ander kan dan besluiten wel of niet te geven. Op deze manier gebruikt iedereen de energie nuttig en dienend. En worden er geen bergen energie verloren in het doen voorkomen of je neemt en van alles te verzinnen omdat van je verwacht wordt te geven. Geen weggegooide energie meer dus.
En minder weggegooide energie is minder, véél minder burn-outs en andere ellende.
Het geweldige is dat hiervoor helemaal geen ingewikkeld, tijdrovend, energie en geld vretend model voor in het leven geroepen hoeft te worden.
De manager
Tsja. Een leidinggevende lijkt veel voordelen bij georganiseerde feedback te hebben. Medewerkers spreken elkaar aan. Althans zo lijkt het. En het zelfcorrigerend vermogen van een team wordt gevoed. Als iedereen op een juiste wijze geeft en neemt, zou dat inderdaad het geval kunnen zijn. Maar meestal wordt er dus niet écht gegeven en al helemaal niet écht genomen. Er blijven dus allerlei problemen in een organisatie onder het wateroppervlak. Een manager heeft er uiteindelijk niets aan.
Eén van de rollen die een leidinggevende heeft, is mensen aanspreken op hun functioneren, resultaten en gedrag. Dat is één van de redenen dat een leidinggevende een hoger salaris heeft. Laat hem of haar daar dan ook wat voor doen en dit niet aan de medewerkers onderling overlaten.
Dat wat iemand geeft (arbeid) dient ook in balans te zijn met dat wat iemand neemt (salaris). Daar is ook nogal wat mis in onze maatschappij. In elke sector. Maar daarover een andere keer.
Overigens geldt alles wat ik schreef over geven en nemen ook voor een manager die iets aan een medewerker wil geven. Alleen al om die reden zou het goed zijn als elke manager zich, om te beginnen, één dag vrij zou maken om eens te kijken naar wat groepsdynamiek inhoudt.
Tijd, geld en sfeer
In onze maatschappij wordt onschatbaar veel tijd en geld gestoken in feedback. Het opzetten van de feedback cyclus, de tijd die verloren gaat met het geven en het ontvangen van feedback. En de tijd en kosten die gepaard gaan met de inzet van allerlei externen die modellen bedenken en onderricht geven in feedback en de medewerkers ‘leren omgaan met feedback’. Dat leren omgaan met feedback betekent in de praktijk vaak dat mensen nog beter het toneelspel van geven en nemen gaan spelen. Meedoen aan dit toneelstuk komt meestal de sfeer in een team niet ten goede. Het gevaar bestaat dat iedereen ‘lief voor elkaar is’. We gaan immers geen vervelende dingen over elkaar zeggen. Dat heet pamperen. Het tegenovergestelde komt ook voor. Een soort afrekencultuur. Beide vormen zorgen er niet voor dat een team beter gaat presteren.
Hoe dan wel?
Voor slechts een héél klein deel van de weggegooide tijd, energie en geld, kun je er als organisatie voor kiezen alle medewerkers uit te nodigen zich te verdiepen in de uitgangspunten van het systemisch werken. Want naast geven en nemen, spelen ook rangorde, plek en loyaliteit een erg belangrijke rol.
Zodra iedereen bereid is zich te verdiepen in deze uitgangspunten en het lef heeft er uitvoering aan te geven, verandert gegarandeerd de organisatie. De samenwerking en als gevolg daarvan de resultaten nemen als vanzelfsprekend toe. En – niet het minst belangrijke – mensen gaan zich prettiger voelen omdat ze gezien en gewaardeerd worden. En…..geen energie meer verspillen.
Als je hiervoor kiest, kies je voor persoonlijke groei van je medewerkers en daarmee groei van je organisatie.
Je kunt echter gewoon NU al de eerste stappen zetten. Gooi het feedback protocol overboord, neem afscheid van je feedback adviseurs en geef je medewerkers de vrijheid en de ruimte om, als zij dat écht willen, met elkaar in gesprek te gaan. Nodig hen uit te starten met de vraag: “wil jij weten wat ik van jouw gedrag en functioneren vindt?” En benadruk ook dat ja zeggen alleen wenselijk is, als de luisteraar ook wil overwegen om iets met de opmerkingen van de ander te gaan doen. Geef hen mee dat ook: “nee, fijn dat je energie in mij wil steken, maar ik heb daar geen behoefte aan” een geweldig mooi antwoord is. Het helpt ook als je feedback in welke vorm dan ook uit de functionerings- en boordelingscyclus haalt. Er zijn dan geen consequenties aan verbonden en dat zorgt voor veiligheid. Terwijl standaard feedback zorgt voor schijnveiligheid met een grote kans op een cultuur die gebaseerd is op angst. En angst heeft nog nooit iemand geholpen.
Als je meer over deze kijk op feedback wilt weten, neem dan gerust contact met ons op. Ook als je eens wilt praten over wat de uitgangspunten van het systemisch werken voor jou en je organisatie kunnen betekenen, ben je van harte welkom. Op afspraak staat koffie of thee klaar. Misschien goed dat je weet dat maatwerk voor jou én jouw systeem tot de mogelijkheden behoort.
